1. Tên nhiệm vụ:

“Nghiên cứu, xây dựng cơ sở dữ liệu, số hóa các hồ sơ Đề án phân loại đô thị để công khai và phục vụ công tác quản lý” 

2. Mã số: RD 42-21

3. Cơ quan chủ quản: Bộ Xây dựng

4. Cơ quan chủ trì: Cục Phát triển đô thị

5. Chủ nhiệm nhiệm vụ:Ông Nguyễn Quý Kiên – Phó Giám đốc Trung tâm Thông tin, Hợp tác quốc tế và Tư vấn phát triển đô thị (Cục Phát triển đô thị - Bộ Xây dựng)

Trong những năm gần đây, tiến trình đô thị hóa tại Việt Nam diễn ra nhanh chóng, đặt ra yêu cầu ngày càng cao đối với công tác quản lý và phân loại đô thị. Hồ sơ Đề án phân loại đô thị – được lập và phê duyệt theo quy định tại Nghị định số 42/2009/NĐ-CP và Nghị quyết số 1210/2016/UBTVQH13 – là căn cứ quan trọng để đánh giá, xếp loại và định hướng phát triển cho từng đô thị. Tuy nhiên, phần lớn các hồ sơ này vẫn tồn tại ở dạng giấy hoặc lưu trữ phân tán tại nhiều đơn vị, gây khó khăn cho công tác quản lý, tra cứu và khai thác thông tin, đồng thời tiềm ẩn nguy cơ hư hỏng, thất lạc theo thời gian.

Trước yêu cầu hiện đại hóa phương thức quản lý Nhà nước và thực hiện Chương trình Chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030, Bộ Xây dựng đã ban hành Kế hoạch Chuyển đổi số ngành Xây dựng giai đoạn 2020–2025, định hướng đến năm 2030 tại Quyết định số 1004/QĐ-BXD ngày 31/7/2020, trong đó xác định rõ nhiệm vụ: “Xây dựng cơ sở dữ liệu, số hóa các hồ sơ Đề án phân loại đô thị để công khai và phục vụ công tác quản lý”.

Để cụ thể hóa, Cục Phát triển đô thị đã xây dựng Kế hoạch hành động triển khai Quyết định số 1004/QĐ-BXD, coi việc số hóa và xây dựng cơ sở dữ liệu về Đề án phân loại đô thị là một trong những trọng tâm, nhằm:

Tập trung hóa, chuẩn hóa và bảo đảm an toàn cho toàn bộ hồ sơ Đề án phân loại đô thị.

Tạo điều kiện tra cứu nhanh chóng, chính xác, phục vụ quản lý, điều hành và hoạch định chính sách.

Nâng cao tính công khai, minh bạch, hỗ trợ người dân, doanh nghiệp và các địa phương tiếp cận thông tin chính thống.

Thực hiện Quyết định số 1004/QĐ-BXD của Bộ trưởng Bộ Xây dựng, Cục Phát triển đô thị đã triển khai nhiệm vụ khoa học và công nghệ “Nghiên cứu, xây dựng cơ sở dữ liệu, số hóa các hồ sơ Đề án phân loại đô thị để công khai và phục vụ công tác quản lý” (mã số RD 42-21, Hợp đồng số 96/HĐKHCN ngày 13/5/2021) do KTS. Nguyễn Quý Kiên – Phó Giám đốc Trung tâm Thông tin, Hợp tác quốc tế và Tư vấn phát triển đô thị – làm Chủ nhiệm. 

Mục tiêu cụ thể: rà soát, thống kê danh mục các Đề án phân loại đô thị thực hiện theo Nghị định số 42/2009/NĐ-CP và Nghị quyết số 1210/2016/UBTVQH13; xây dựng phương pháp, kế hoạch, dự kiến kinh phí và tiến hành số hóa hồ sơ giai đoạn 2015–2021.

Quá trình triển khai nhiệm vụ

Nhiệm vụ “Nghiên cứu, xây dựng cơ sở dữ liệu, số hóa các hồ sơ đề án phân loại đô thị để công khai và phục vụ công tác quản lý” (mã số RD 42-21) được triển khai theo các bước chính:

Khảo sát, đánh giá hiện trạng

Tiến hành thu thập thông tin, thống kê toàn bộ hồ sơ đề án phân loại đô thị đang lưu trữ tại Cục Phát triển đô thị.

Đánh giá tình trạng vật lý, hình thức lưu trữ và mức độ thuận tiện khi khai thác.

Xác định các yêu cầu kỹ thuật, tiêu chuẩn số hóa phù hợp với đặc thù tài liệu (văn bản, bản đồ, hình ảnh, video…).

Xây dựng quy trình và tiêu chuẩn kỹ thuật số hóa

Soạn thảo quy trình số hóa theo chuẩn 

Xác định các thông số kỹ thuật về định dạng file, độ phân giải, phương pháp quét, xử lý ảnh và lưu trữ dữ liệu số.

Số hóa hồ sơ

Quét toàn bộ  bộ hồ sơ đề án phân loại đô  thị đã được phê duyệt từ năm 2015-2021 (bao gồm đề án, hồ sơ thẩm định, bản đồ, phim tư liệu).

Xây dựng cơ sở dữ liệu và phần mềm quản lý

Thiết kế hệ thống cơ sở dữ liệu tập trung, đáp ứng yêu cầu bảo mật, phân quyền và mở rộng.

Phát triển phần mềm quản lý hồ sơ với các chức năng: quản trị, tìm kiếm, tra cứu, báo cáo, thống kê, số hóa, lưu vết thao tác.

Tích hợp và công khai dữ liệu

Đào tạo, tập huấn và bàn giao

Tổ chức tập huấn cho cán bộ Cục Phát triển đô thị về vận hành, quản trị và khai thác hệ thống.

Nhiệm vụ đã được triển khai và đã đạt được các kết quả như sau:

Trong thời gian 18 tháng (từ tháng 5/2021 đến hết tháng 11/2022), nhóm thực hiện nhiệm vụ đã triển khai đầy đủ các nội dung công việc theo đúng tiến độ đề ra ban đầu. Các nội dung chính bao gồm:

Nội dung 1 – Tổng quan tình hình số hóa cơ sở dữ liệu tại các cơ quan trung ương, địa phương và các đơn vị thuộc Bộ Xây dựng:

Công việc 1: Hệ thống hóa một số khái niệm chung liên quan đến lưu trữ và số hóa tài liệu.

Công việc 2: Đánh giá tình hình quản lý cơ sở dữ liệu tại các đơn vị trực thuộc Bộ Xây dựng.

Công việc 3: Rà soát các quy định hiện hành và định hướng liên quan đến lưu trữ, số hóa tài liệu.

Nội dung 2 – Số hóa các tài liệu về Đề án phân loại đô thị:

Công việc 1: Thu thập, đánh giá và phân loại tài liệu từ năm 2015 đến 2021.

Công việc 2: Quét nhập liệu toàn bộ hồ sơ Đề án phân loại đô thị giai đoạn 2015–2021, bao gồm thuyết minh, bảng biểu và toàn bộ các văn bản kèm theo.

Công việc 3: Chuyển đổi dữ liệu từ file hình ảnh sang file văn bản (text, bảng biểu, công thức) và ngược lại.

Công việc 4: Xây dựng phần mềm quản lý hồ sơ với đầy đủ nhóm chức năng:

Quản trị hệ thống: Thiết lập thông số và giao diện, quản lý cơ cấu tổ chức, vị trí công việc, quy trình phê duyệt, phông lưu trữ; quản lý người dùng theo nhiều cấp độ và phân quyền chi tiết.

Quản lý dữ liệu lưu trữ: Thiết lập danh mục kho, kệ, hộp, hồ sơ; quản lý hồ sơ lưu trữ với đầy đủ thông tin; hỗ trợ duyệt và chứng thực số trước khi lưu trữ chính thức.

Chức năng số hóa: Thiết lập biểu mẫu, khoanh vùng dữ liệu, bóc tách và quản lý tài liệu số; tích hợp báo cáo, thống kê toàn diện và lưu vết mọi thao tác.

Khai thác thông tin: Cho phép tra cứu, xem, đánh dấu và tải hồ sơ công khai, tạo điều kiện tiếp cận nhanh chóng và minh bạch.

Công việc 5: Xây dựng modul phổ biến thông tin số hóa hồ sơ Đề án nâng cấp đô thị trên website Cục Phát triển đô thị và tích hợp liên kết trên Cổng thông tin điện tử của Cục, đáp ứng nhu cầu khai thác, sử dụng cho cán bộ của Cục và phục vụ truy cập trên môi trường số.

Nội dung 3 – Đề xuất phương án duy trì và phát triển hệ thống sau khi hoàn thành; xây dựng tài liệu hướng dẫn vận hành.

Nội dung 4 – Hoàn thiện báo cáo tóm tắt và báo cáo tổng hợp kết quả thực hiện nhiệm vụ.

Khảo sát và đánh giá: Hoàn thành báo cáo đánh giá tổng quan tình hình ứng dụng CNTT và hiện trạng quy trình, tài liệu lưu trữ điện tử tại cơ quan Bộ Xây dựng, các đơn vị trực thuộc và Cục Phát triển đô thị.

Rà soát và xử lý hồ sơ: Thu thập toàn bộ hồ sơ Đề án từ giai đoạn 2015–2022, biên tập, số hóa và chuyển đổi dữ liệu.

Hoàn thiện phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử thống nhất với hai phân hệ chính: Quản lý hồ sơ.

Modul phổ biến thông tin số hóa trên website và tích hợp Cổng thông tin điện tử của Cục.

3. HIỆU QUẢ MANG LẠI

Số hóa và chuyển đổi dữ liệu: 100% hồ sơ Đề án phân loại đô thị giai đoạn 2015–2021 được số hóa và chuyển đổi giữa định dạng hình ảnh và văn bản.Nâng cao hiệu quả quản lý Nhà nước: rút ngắn thời gian tra cứu, xử lý thông tin; giảm thiểu thủ tục hành chính, tạo môi trường làm việc hiện đại và minh bạch.

Bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu: ngăn chặn nguy cơ hư hỏng, mất mát hồ sơ gốc; đảm bảo tuổi thọ lâu dài của dữ liệu; cho phép khai thác nhiều lần mà không ảnh hưởng đến bản chính.

Tăng khả năng kết nối và chia sẻ: tích hợp, liên thông dữ liệu với Cổng thông tin điện tử của Bộ Xây dựng và các hệ thống thông tin liên quan; hỗ trợ cung cấp dịch vụ công trực tuyến mức độ cao, phục vụ người dân và doanh nghiệp tốt hơn.

Tạo nền tảng phân tích, xử lý dữ liệu tổng hợp: cơ sở dữ liệu số về phân loại đô thị sẽ hỗ trợ các cơ quan chức năng đánh giá hiện trạng, dự báo xu hướng và đề xuất chính sách phát triển đô thị hiệu quả, phù hợp thực tiễn.

Đáp ứng định hướng chuyển đổi số quốc gia và ngành Xây dựng: hiện thực hóa các mục tiêu trong Kế hoạch chuyển đổi số ngành Xây dựng giai đoạn 2020–2025, định hướng đến năm 2030; góp phần hình thành Chính phủ số, kinh tế số và xã hội số.

Kết quả nhiệm vụ không chỉ mang lại giá trị trước mắt trong công tác lưu trữ và quản lý hồ sơ, mà còn đóng vai trò như một “nền móng dữ liệu” giúp Cục Phát triển đô thị và Bộ Xây dựng bứt phá trong lộ trình chuyển đổi số, hướng tới hệ thống quản trị đô thị hiện đại, thông minh, kết nối và phục vụ tốt nhất cho người dân, doanh nghiệp.

Việc hoàn thành nhiệm vụ “Nghiên cứu, xây dựng cơ sở dữ liệu, số hóa các hồ sơ Đề án phân loại đô thị để công khai và phục vụ công tác quản lý” đã tạo ra bước tiến quan trọng trong công tác quản lý Nhà nước về phát triển đô thị. Lần đầu tiên, toàn bộ hồ sơ Đề án phân loại đô thị từ năm 2015 đến nay được số hóa, chuẩn hóa và quản lý tập trung trên một hệ thống thống nhất, vừa bảo đảm an toàn thông tin, vừa cho phép tra cứu, khai thác nhanh chóng, chính xác. Điều này giúp rút ngắn thời gian xử lý công việc, giảm tối đa nguy cơ thất lạc, hư hỏng hồ sơ, đồng thời tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ và sao chụp tài liệu giấy.

Thông qua modul công khai dữ liệu góp phần nâng cao hiệu quả phục vụ của cơ quan quản lý. Hệ thống phần mềm quản lý hồ sơ và dữ liệu số được thiết kế theo hướng mở, bảo mật và sẵn sàng tích hợp với các cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác, đặt nền tảng cho việc hình thành hệ sinh thái dữ liệu số ngành Xây dựng.

Không chỉ đáp ứng nhu cầu quản lý cấp bách trước mắt, kết quả của nhiệm vụ còn mang lại giá trị lâu dài, hỗ trợ hiện đại hóa phương thức quản trị đô thị và tạo cơ sở để Bộ Xây dựng cùng các địa phương phân tích, dự báo, hoạch định chính sách phát triển đô thị một cách đồng bộ, bền vững. Đây là bước đi thiết thực nhằm hiện thực hóa Kế hoạch Chuyển đổi số ngành Xây dựng giai đoạn 2020–2025, định hướng đến năm 2030, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý Nhà nước và phục vụ người dân, doanh nghiệp ngày càng tốt hơn.

Nhiệm vụ đã được Bộ Xây dựng nghiệm thu và đánh giá đạt loại khá tại Hội đồng đánh giá nghiệm thu cấp Bộ ngày 30/12/2023.